Rhône, Rhône
Ville de montlucon
Par accord
Descriptif :
Sous la responsabilité de la Direction Générale des Services, vous assurerez la gestion du service Protocole, Cérémonies et Relations internationales, et la gestion de l'accueil de l'Hôtel de Ville. Vous organiserez, piloterez et coordonnerez le volet protocolaire des cérémonies commémoratives et autres cérémonies et manifestations (vœux, fête nationale, inaugurations, visites personnalités, etc...). Vous assurerez les relations avec les différentes autorités et les partenaires institutionnels de la Collectivité. Vous assurerez la gestion des dossiers relatifs aux jumelages de la Ville de Montluçon et effectuerez le suivi de la coopération avec la Frégate Auvergne
Missions principales :
- Encadrer une équipe de 5 personnes et assurer le suivi administratif du service Protocole/accueil de l'Hôtel de Ville (répartition des tâches, suivi des dossiers confiés aux agents, transmission de l'information aux agents du service, entretiens d'évaluation, gestion des plannings)
- Gérer l'utilisation de l'Hôtel de Ville (accueil, salle des congrès et salle du conseil)
- Constituer le fichier institutionnel et garantir son actualisation
- Développer et gérer les relations avec les autorités et une grande variété d'interlocuteurs (institutionnels, milieux associatifs, sociaux)
- Organiser les relations protocolaires de l'Autorité territoriale lors de l'accueil de délégations et de personnalités
- Organiser, coordonner les cérémonies commémoratives
- Organiser, coordonner les réunions, cérémonies, inaugurations et toutes les manifestations initiées par la Collectivité en lien avec le Cabinet et les partenaires internes et externes, en amont et le jour J
Missions complémentaires :
- Proposer les déroulés des cérémonies en lien avec le Cabinet
- Organiser les placements protocolaires lors des manifestations
- Valider en lien avec le Cabinet les programmes des déplacements et accueils liés aux jumelages
- Gérer l'aménagement des salles de réception et les outils des relations publiques (drapeaux, cavaliers, badges)
- Mettre en œuvre le projet de service et gérer le budget (commandes, suivi prestations avec les prestataires)
Expérience significative au sein d'une collectivité de strate similaire - Expérience des relations avec les Elus et les institutions de l'Etat - Connaissance de l'organisation administrative française et de l'ensemble des collectivités publiques, de leurs compétences et de leur cadre réglementaire - Connaissance du décret N-...5 du ... relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires - Connaissance de l'histoire de France - Connaissance des us et coutumes des pays partenaires (jumelage) - Connaissance des règles élémentaires de bienséance et de courtoisie - Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de gestion des fichiers et invitations - Capacité à coordonner des personnes aux compétences et approches différentes - Capacité d'analyse – Rigueur - Réactivité, esprit d'initiative – Autonomie - Grande disponibilité - Courtoisie et diplomatie - Capacités à déléguer et à motiver
